Conditions générales de vente

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE — L'Escale de Varaire

SARL CAP FREDELLE — 71 Chemin des Granges Vieilles — Mas de Bourel — 46260 VARAIRE
contact@lescaledevaraire.fr — +33 6 29 87 30 80
Version en vigueur : mai 2026

Champ d'application

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) s'appliquent à toutes les réservations conclues avec la SARL CAP FREDELLE, exploitant L'Escale de Varaire et la Maison Authentique du Quercy (location meublée et chambres d'hôtes).

Elles régissent l'ensemble des réservations effectuées en direct, y compris via le moteur de réservation intégré Elloha. Les réservations passées via les plateformes tierces Booking.com, Airbnb et Cybevasion sont régies par les conditions propres à ces intermédiaires.

Toute demande de réservation vaut acceptation entière et sans réserve des présentes CGV. Le client reconnaît avoir la capacité juridique de contracter (majorité légale, absence de tutelle ou curatelle).

Les présentes CGV sont transmises par mail avec la confirmation de réservation et disponibles sur simple demande à contact@lescaledevaraire.fr.

Article 1 — Tarifs

Les prix sont exprimés en euros, toutes taxes comprises. Seul le prix figurant dans la confirmation de réservation est contractuel ; les tarifs affichés sur les supports de communication peuvent être modifiés sans préavis.

Le tarif pèlerin (sur présentation de la Crédential, Créantial ou Carnet de voyage) comprend : lit avec drap housse, taie d'oreiller et couverture. La taxe de séjour est facturée en supplément.

Les prestations non mentionnées dans la confirmation (extras, boissons, prestations complémentaires) sont facturées séparément lors du séjour.

Frais spécifiques — Maison 1765 & Chambre Four à Pain :

• Ménage Maison 1765 : 200 € pour les séjours > 3 nuits / 120 € pour les séjours ≤ 3 nuits
• Ménage Chambre Four à Pain : 15 €/séjour
• Chauffage central (fioul) : 5 €/jour — Poêle à bois : 3 €/jour (applicable du 1er octobre au 30 avril)
• Caution Maison 1765 (location individuelle) : 500 € (espèces ou empreinte CB) — restituée au plus tard J+1 après le départ
• Caution location de groupe (Maison 1765 + Chambre Four à Pain + Gîte) : 1 000 € (espèces ou chèque) — restituée au plus tard J+1 après état des lieux de sortie

Article 2 — Réservations, acompte et modes de paiement

Les réservations peuvent être effectuées via les canaux suivants :

• En direct : moteur Elloha intégré, téléphone (+33 6 29 87 30 80 / +33 6 70 52 42 48), mail (contact@lescaledevaraire.fr), courrier postal, messagerie Facebook
• Via plateformes tierces : Booking.com, Airbnb, Cybevasion (conditions propres à chaque intermédiaire)

La réservation directe n'est ferme et définitive qu'après réception de l'acompte ET confirmation écrite du gîte (mail ou texto).

Barème des acomptes :

• 50 % du montant total pour un séjour d'une nuit (nuitée et/ou demi-pension)
• Équivalent de 2 nuits pour un séjour de 4 à 7 nuits
• 50 % du montant total pour les séjours de plus de 7 nuits
• Locations de groupe (Maison 1765 + Chambre Four à Pain + Gîte) : 30 % du montant total forfaitaire, selon les modalités fixées dans le contrat de location spécifique signé entre les parties
• Groupes sur devis particulier : montant et modalités fixés par accord écrit entre les parties

Dérogation pour les locations de groupe :
Pour les locations incluant la Maison 1765, les conditions d'annulation, le montant de l'acompte et le calendrier de paiement du solde sont fixés par le contrat de location spécifique signé entre les parties, lequel prévaut sur les présentes CGV en cas de contradiction. Le solde est dû 15 jours avant le début du séjour (et non sur place) pour les locations de groupe.

Nature juridique de l'acompte :
L'acompte versé à la réservation constitue un premier règlement ferme et définitif sur le prix total du séjour. Il matérialise l'engagement irrévocable des deux parties et se distingue fondamentalement des arrhes, lesquelles permettent à chacune des parties de se désengager (le client perd les arrhes ; le prestataire en verse le double). L'acompte, lui, ne prévoit aucun droit de repentir : en cas d'annulation par le client, il n'ouvre pas droit à remboursement automatique, quelle que soit la date à laquelle l'annulation intervient. C'est pourquoi nos CGV prévoient, selon les cas, un avoir ou un remboursement partiel sur justificatif — dispositions plus favorables que ce que la loi impose.

⚠ La communication des données de carte bancaire vaut autorisation de prélèvement des acomptes et frais forfaitaires dus en cas d'annulation, de modification, de séjour écourté, de vol ou de dégradation.

Modes de paiement acceptés : carte bancaire (lien sécurisé), virement bancaire, chèque bancaire (encaissé à réception), PayPal. Le solde est réglé sur place (espèces, CB, PayPal, virement). Pour les séjours de longue durée, la note est réglée chaque semaine.

Article 3 — Modification d'une réservation

Toute demande de modification doit être formulée par mail ou par téléphone. Elle n'est effective qu'après confirmation écrite du gîte.

• Pèlerins : modification sans frais jusqu'à 48h avant l'arrivée
• Randonneurs en dortoir (hors pèlerins) : modification sans frais jusqu'à 5 jours avant l'arrivée
• Autres clients : modification dans les 5 jours précédant l'arrivée → frais de report de 50 €. La durée du nouveau séjour ne peut être inférieure à celle initialement réservée.

Règle sur les reports successifs :
Tout report de date accepté par le gîte vaut nouvelle réservation pour la date modifiée. L'acompte initial est transféré sur la nouvelle date. En cas d'annulation ultérieure, les conditions d'annulation (article 5) s'appliquent à compter de la date du report accepté. L'exploitant se réserve le droit de refuser toute demande de modification.

Le client ne pourra prétendre à aucun remboursement ni indemnité du fait d'une modification refusée.

Article 4 — Interruption de séjour

Si un client (hors pèlerin) écourte son séjour sans en avoir informé le gîte au moins 48h avant la date de départ prévue, une nuit supplémentaire est facturée à titre de dédommagement. Le client reste redevable de la totalité des nuitées réservées en cas d'écourté en cours de séjour.

Article 4bis — Assurance du client

Pour les locations de groupe incluant la Maison 1765, le locataire s'engage à fournir une attestation d'assurance Responsabilité Civile Villégiature (particuliers) ou Responsabilité Civile Organisateur (associations et groupes) couvrant l'intégralité de la période du séjour.

Cette attestation doit être transmise par mail à contact@lescaledevaraire.fr au plus tard 48 heures avant le début du séjour. À défaut, la SARL CAP FREDELLE se réserve le droit de refuser l'accès aux locaux, sans qu'aucun remboursement ne soit dû.

Pour les réservations de nuitées individuelles (pèlerins, randonneurs, vacanciers), une assurance Responsabilité Civile personnelle est vivement recommandée.

Article 5 — Conditions d'annulation

Toute annulation doit être notifiée par mail ou par téléphone. Elle n'est ferme et définitive qu'après confirmation écrite du gîte. La date de réception de la demande est la date retenue.

5.1 — Clients pèlerins (réservation directe)

Définition du statut pèlerin :
Le statut pèlerin s'apprécie selon la qualité du voyageur, et non selon le type d'hébergement réservé. Est considéré comme pèlerin tout client effectuant un pèlerinage ou une randonnée itinérante sur l'un des GR® desservant Varaire (GR65, GR36, GR46), justifiable par la présentation d'une Crédential, Créantial ou Carnet de voyage, ou par la réservation d'options spécifiquement tarifées "pèlerin" dans la confirmation de réservation. Ce régime s'applique quelle que soit la formule d'hébergement choisie (dortoir, chambre privée, Chambre Four à Pain…).

Annulation plus de 48h avant l'arrivée (avant 15h) :

• Avec justificatif valide → remboursement de 50 % de l'acompte encaissé. Solde non dû.
• Sans justificatif → avoir valable 12 mois de date à date. Solde non dû.

Annulation moins de 48h avant l'arrivée ou non-présentation :

• Avec ou sans justificatif → acompte conservé. Solde de la totalité du séjour facturé.

Justificatifs acceptés :
Le justificatif doit attester d'un empêchement indépendant de la volonté du client, directement lié à l'impossibilité de se présenter : attestation médicale, certificat d'hospitalisation, avis de décès d'un proche (avec justificatif de lien de parenté), billet de transport annulé, sinistre majeur au domicile principal (incendie, destruction). L'Escale de Varaire apprécie souverainement la validité du justificatif produit.
Une réorganisation volontaire d'itinéraire ou un changement de plans personnel ne constitue pas un motif de remboursement.

5.2 — Clients non pèlerins (randonneurs, vacanciers — réservation directe)

Annulation plus de 5 jours avant l'arrivée :

• Avec justificatif valide → remboursement de l'acompte. Solde non dû.
• Sans justificatif → avoir valable 12 mois de date à date. Solde non dû.

Annulation moins de 5 jours avant l'arrivée ou non-présentation :

• Avec ou sans justificatif → acompte conservé. Solde de la totalité du séjour facturé.

5.3 — Réservations via Booking.com (offres non annulables)

Pour les offres non annulables souscrites via Booking.com, la totalité du séjour est encaissée à la réservation. Ces séjours sont non annulables, non remboursables, non modifiables et non échangeables (aucun changement de date, de durée ou de nombre de participants).

5.4 — Locations de groupe (Maison 1765 + Chambre Four à Pain + Gîte)

Les conditions d'annulation applicables aux locations de groupe font l'objet d'un contrat de location spécifique signé entre les parties, qui prévaut sur les présentes CGV. Ce contrat prévoit notamment un barème d'annulation progressif (0 % / 30 % / 50 % / 100 % selon le délai), une clause spécifique pour les associations, et les conditions de résiliation pour force majeure.

En l'absence de contrat spécifique signé, les conditions d'annulation des clients non pèlerins (article 5.2) s'appliquent par défaut.

Article 6 — Droit de rétractation

Conformément à l'article L221-28 12° du Code de la consommation, les prestations d'hébergement touristique réservées à une date ou une période déterminée ne bénéficient pas du droit de rétractation de 14 jours. L'acceptation de la réservation et du paiement de l'acompte vaut engagement ferme et définitif.

Article 7 — Force majeure

En cas d'événement exceptionnel ou de force majeure rendant impossible l'accueil des clients, la SARL CAP FREDELLE s'efforcera de proposer un hébergement de substitution de catégorie équivalente et à ses frais. Si aucune solution n'est trouvée, les sommes versées seront intégralement remboursées. Aucune indemnité supplémentaire ne pourra être réclamée de part et d'autre.

Article 8 — Réclamations et médiation

Toute réclamation doit être adressée à la SARL CAP FREDELLE dans les 15 jours suivant la date de séjour, par mail à contact@lescaledevaraire.fr ou par courrier postal.

À défaut de réponse satisfaisante dans un délai de 60 jours, le client peut saisir gratuitement le Médiateur du Tourisme et du Voyage (MTV) : www.mtv.travel

Tous différends sont soumis au droit français et à la compétence exclusive des juridictions françaises.

Article 9 — Protection des données personnelles

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 (loi Informatique et Libertés) et au RGPD, les données personnelles des clients font l'objet d'un traitement informatisé à des fins de gestion des réservations. Ces données ne sont pas communiquées à des tiers.

Le client dispose d'un droit d'accès, de rectification et de suppression de ses données, à exercer auprès de :
SARL CAP FREDELLE — Bourel — 46260 VARAIRE — contact@lescaledevaraire.fr

Article 10 — Usage du réseau Wi-Fi

L'accès Wi-Fi mis à disposition est réservé à un usage personnel et licite. Le client s'engage à ne pas l'utiliser à des fins de reproduction ou de mise à disposition d'œuvres protégées par le droit d'auteur sans autorisation des ayants droit, conformément aux livres I et II du Code de la propriété intellectuelle.

Article 11 — Loi applicable

Les présentes CGV sont régies par le droit français, tant pour les règles de fond que de forme. Tout litige relève de la compétence exclusive des juridictions françaises.

Document mis à jour en mai 2026 — SARL CAP FREDELLE
Selon les restrictions imposées par le Gouvernement, ces conditions générales peuvent être modifiées sans préavis.